Cómo darle un dueño con nombre a cada indicador.

Rodrigo Orellana 5 min de lectura

Cuando una empresa pide ayuda con un proyecto de datos, la primera reunión suele empezar con una arquitectura, con diagramas de sistemas, flujos de información y alguna herramienta que alguien vio en una conferencia. Todo ese material tiene valor y va a servir en la segunda reunión. La pregunta que abre el camino cambia el ambiente de la sala de inmediato: de estos 15 indicadores, ¿quién responde por cada uno? Esa pregunta ordena la conversación, porque lleva a hablar de personas y de decisiones antes de hablar de plataformas. Cuando la lista de nombres está completa, el resto del proyecto encuentra dónde apoyarse y avanza con paso firme.

Qué significa ser dueño de un indicador

El rol pide precisión, porque con facilidad se confunde con otras tareas del equipo de datos. El dueño de un indicador es la persona que responde por su definición, y esa responsabilidad convive con la de quien lo calcula y con la de quien mantiene el sistema donde vive. En concreto, asume 3 compromisos: mantener la definición escrita y publicada donde está el número, avisar cuando va a cambiar antes de que el cambio ocurra y resolver la discusión cuando 2 áreas lo interpretan de manera distinta. Los 3 compromisos son de criterio y de conversación, así que el rol vive en el área que toma decisiones con ese número. Quien decide con un indicador conoce sus matices, sabe qué preguntas responde y tiene la autoridad para fijar su alcance.

La conversación que conviene tener

Asignar un dueño exige resolver una ambigüedad que hasta ese día le acomodaba a alguien, y ahí está el motivo por el que esta tarea se posterga con tanta frecuencia. Si el indicador de venta incluye o excluye las devoluciones, el número que reporta un área cambia, y esa área tiene una definición preferida con buenas razones para defenderla. Es una conversación de poder que se presenta como conversación técnica, y reconocerlo desde el inicio ayuda a llevarla con respeto y con el nivel de autoridad que corresponde. Con el dueño nombrado, la definición pasa a ser una sola y todo el reporte descansa sobre la misma base. El trimestre en que se nombra hay un ajuste de cifras que se anuncia con anticipación, y después la serie corre limpia y se puede leer de corrido, sin notas al pie.

Cómo se parte

Se parte con una lista corta, porque en la mayoría de las áreas hay entre 8 y 15 indicadores que efectivamente se usan para decidir y el resto cumple un papel de acompañamiento que puede esperar. Para cada uno se registra un nombre de persona, una definición de 3 líneas y la fecha en que se acordó, y con eso basta para empezar. Todo cabe en una planilla sencilla y se revisa en 40 minutos de comité, con los dueños presentes para confirmar cada definición en voz alta. Esa planilla, que a primera vista parece administrativa, es la base que hace posible todo lo demás. Un modelo puede priorizar bien cuando la definición se mantiene estable sin importar quién pregunte, y una automatización se sostiene en el tiempo cuando cada indicador tiene a alguien que lo cuida.

La señal de que funcionó

El avance se nota en un momento muy concreto de cualquier reunión de trabajo. Cuando alguien pregunta de dónde salió un número, hay una respuesta corta, con nombre y fecha, y la conversación sigue de inmediato hacia la decisión. Para quien ha pasado tardes enteras averiguando cuál de 2 cifras estaba bien, esa escena tiene un valor enorme y se agradece en cada comité. Es la señal de que la organización ya habla un mismo idioma con sus datos y de que puede empezar a construir sobre ellos con tranquilidad. Una lista de nombres bien hecha le da a la empresa la base firme sobre la cual crecen sus proyectos de datos, sus modelos y sus decisiones de los próximos años.